教你做会计——建帐篇（2）

明细帐怎样设置？
　　明细帐的情况更为复杂，一般格式有收发存三栏式（见表2-18）、借贷余三栏式（见表2-19）、数量金额式（见表2-20），还可根据需要设计成多栏式（见表2-21）。其中借贷余三拦式适用于一般帐户的明细帐；数量金额式适用于实物资产的明细帐；收发存三栏式只记数量，不记金额，适用于实物资产的保管帐；多栏式明细帐则是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在帐页上设置专栏，主要用于登记明细项目多、借贷方向单一的经济业务，如采购、生产以及费用帐户的明细帐户，一般采用贷方多栏式，此外，本年利润的形成和分配类的科目以及“应交税金──应交增值税”等科目，则需采用借贷双方均多栏式（见表2-22的明细帐。
表2-18                            实物保管帐
  品名：                                  存放地点：
  规格：                                  计量单位：
    年  凭 证  摘  要  收  入  发  出  结  存
月  日  字  号  
                      
                      
                      

表2-19                              ××明细帐
  明细科目：
年  凭 证  摘要  借方金额  贷方金额  借或贷  余额
月  日  字  号  
                          
                          
                          

            表2-20               ××明细帐
                                             第  页
类    别     计量单位    
品名规格     存放地点    
编    号     储备定额    
年  凭证  摘要  收  入  发  出  结  存
月  日  字  号  
               数量  单价  金额  数量  单位  金额  数量  单价  金额
                                        
                                        


表2-21           ××明细帐                              第  页
年  凭证  摘要  借方  贷方  借或贷  余额  （  ）方分析
月  日  字  号    
                            
                            
                            

表2-22                 应交增值税明细账
    年      月  摘要  借  方  贷  方  借 或 贷  余额
月  日  字  号  合计  进项税额  已交税金  合计  销项税额  出口退税  进项税额转出  
                                        
                                        
                                        
                                        
                                        
                                        

　　备查帐怎样设置？
　　备查帐簿的作用是对序时帐簿和分类帐簿进行补充说明。根据实际需要，其设计方式可以灵活机动，不拘一格。备查帐簿的设计，主要包括下列情形：
    （1）所有权对不属于本企业，但由企业暂使用或代为保管的财产物资，应设计相应的备查帐簿，如租入固定资产登记簿，受托加工材料登记簿、代销商品登记簿等；
    （2）对同一业务需要进行多方面登记的备查帐簿，一般适用于大宗、贵重物资，如固定资产保管登记卡、使用登记卡等；
（3）对某些出于管理上的需要，而必须予以反映的事项的备查簿，如经济合同执行情况记录、贷款还款情况记录、重要空白凭证记录等。
备查账簿的设计参见表2-23、表2-24、表2-25。
表2-23                        应收票据查登记簿
种类  号数  出票日期  出票人  票面金额  到期日期  利率  付款人  承兑人  背书人  贴  现  收回  注销  备注
日期  贴现率  贴现额  日期  金额  
                                                  
                                                  
                                                  
                                                  

表2-24          租入固定资产登记簿
资产名称  规格  合同号  租出单位  租入日期  租期  租金  使用地点  备注
                          
                          
                          

表2-25          委托加工材料登记簿
                                计量单位：
材料名称  规格  合同号  委托单位  接收数量  成品名称  消耗定额  预计成品量
                      
                      
接收日  加工日  完工日  完工量  交付日期  加工费用     备注
                      
                      

    帐簿设计原则的一般原则是什么？
    帐簿设计应做到总分结合、序时与分类相结合，层次清楚，便于分工，具体说在设计时应符合以下原则：
    （1）与企业规模和会计分工相适应的原则。企业规模较大，经济业务必然较多，会计人员的数量也相应地多，其分工较细，会计帐簿也较复杂，册数也多，在设计时考虑这些特点以适应其需要。反之，企业规模小，经济业务量少，一个会计足够处理全部经济业务，在设计帐簿时没有必要设多本帐，所有的明细分类帐可以集合成一、二本即可。
    （2）既满足管理需要又避免重复设帐的原则。帐簿设计的目的是为了取得管理所需要的资料，因此帐簿设置也以满足需要为前提，避免重复设帐、记帐、浪费人力物力。例如材料帐，一些企业在财务科设了总帐和明细帐，在供应科又设一套明细帐，在仓库还设三级明细帐，就是重复设帐的典型例子。事实上若在财务科只设总帐，供应科设二级明细帐（按类别）、仓库设二级明细帐（按品名规格），一层控制一层，互相核对，数据共享，既省时又省力。
    （3）帐簿设计与帐务处理程序紧密配合原则。帐务处理程序的设计实质上已大致规定了帐簿的种类，在进行帐簿的具体设计时，应充分注意已选定的帐务处理程序。例如若设计的是日记总帐帐务处理程序，就必须设计一本日记总帐，再考虑其他帐簿；又如果设计的是多栏式日记帐帐务处理程序，就必须设计四本多栏式日记帐，分别记录现金收付和银行存款收付业务，然后再考虑设其他帐簿。
    （4）帐簿设计与会计报表指标相衔接的原则。会计报表是根据帐簿记录编制的，报表中的有关指标应能直接从有关总分类帐户或明细分类帐户中取得和填列，以加速会计报表的编制，而尽量避免从几个帐户中取得资料进行加减运算来填报。
    怎样选择帐簿？
    不同企业单位所需用的帐簿是不尽相同的。但不管帐簿的格式如何，从其所起的作用看，大致可分为四类：序时帐簿、分类帐簿、序时与分类相结合的联合帐簿、备查帐薄。序时帐簿是指现金、银行存款日记帐和转帐日记帐；分类帐簿包括总分类帐簿和明细分类帐簿；联合帐簿是指既是序时记录又分类记录，既是日记帐又是总帐的帐簿，如日记总帐；备查帐簿如前述是记录非本企业资产或其他重要事项的帐簿。
    会计帐簿从外表形式分，有订本式、活页式，卡片式三种。订本式帐簿可防止帐面散失和随意抽换，活页式帐簿可视经济业务的多寡随时增添帐页或抽取多余的空白帐页，避免浪费，卡片式帐簿也具备活页式帐簿的优点，但容易失散，必须严加管理。
    一个企业究竟应设计和使用何种帐簿，要视企业规模大小、经济业务的繁简、会计人员的分工、采用的核算形式以及记帐的机械化程度等因素而定。但是为了加强货币资金的管理，无论在哪种情况下，都要设计现金和银行存款日记帐这种序时帐簿，只是在多栏特种日记帐核算形式下，要将现金和银行存款日记帐都分割为专栏的收入日记帐和支出日记帐两本，至于分类帐簿的设计，在采用记帐凭证核算形式、汇总记帐凭证核算形式和科目汇总表核算形式以及多栏式日记帐核算形式时，则应设计一本总分类帐簿和多本明细分类帐簿，而在采用日记总帐核算形式时，则只设计一本既序时记录又分类记录的日记总帐帐簿和必要的明细分类帐簿。下表列示了不同情况下帐簿的选择：
单位特点  应采用的核算形式  可设置的帐簿体系
小规模企业（小规模纳税人）  记帐凭证核算形式  现金、银行存款日记帐；固定资产、材料、费用、明细帐；总帐。
日记总帐核算形式  序时帐同上；日记总帐；固定资产、材料明细帐。
大中型企业单位（一般纳税人）  科目汇总表核算形式，汇总记帐凭证核算形式  序时帐同上；固定资产、材料、应收（付）帐款、其他应收应付款、长（短）期投资、实收资本、生产成本、费用等明细帐；总帐。（购货簿、销货簿）。
收付款业务多、转帐业务少的大中型企业  多栏式日记帐核算形式  四本多栏式日记帐；明细分类帐同上；总帐。（购货簿、销货簿）。
收付款业务多、转帐业务亦多的大中型企业  多栏式日记帐兼汇总转帐凭证核算形式  四本多栏式日记帐；其他帐簿同上。
大中型企业，但转帐业务较少  科目汇总表兼转帐日记帐核算形式  序时帐簿；必要的明细帐、转帐日记帐；总帐。
怎样设置会计报表？
  会计报表是根据帐簿记录对日常会计核算资料的归集、加工、汇总，并按照一定的格式和内容要求编制的报告文书，是提供会计信息的一种文件。
    对外公布的三张主要会计报表，即资产负债表、损益表、现金流量表是由国家财政部门统一制定的。因此会计报表的设置主要指的是企业内部会计报表的设置。会计报表的内容通常应该包括如下各项：①报表名称；②报表的编制时间；③货币单位；④编制单位；⑤栏目；⑥填表人；⑦审核人；⑧财务主管。
向外报出的会计报表应依次编定页数，加具封面，装订成册，加盖公章。报表的封面上应注明：企业名称、地址、开业年份、报表所属年度、月份、送出日期等，并由企业领导、总会计师（或代行总会计师职权的人员）和会计主管人员签章或盖章。
会计凭证装订前怎样排序、粘贴和折叠？
凭证记帐后，应及时装订。装订的范围：原始凭证、记帐凭证、科目汇总表、银行对帐单等等。科目汇总表的工作底稿也可以装订在内，作为科目汇总表的附件。使用计算机的企业，还应将转帐凭证清单等装订在内。
装订前首先应将凭证进行整理。会计凭证的整理工作，主要是对凭证进行排序、粘贴和折叠。
    对于纸张面积大于记帐凭证的原始凭证，可按记帐凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。
    对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜。小票应分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证（如火车票），可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。
    对于纸张面积略小于记帐凭证的原始凭证，可以用回形针或大头针别在记帐凭证后面，待装订凭证时，抽去回形针或大头针。
    有的原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单，耗料单。但在记帐凭证上应注明保管地点。
    原始凭证附在记帐凭证后的顺序应与记帐凭证所记载的内容顺序一致，不应按原始凭证的面积大小来排序。
    经过整理后的会计凭证，为汇总装订打好了基础。
    所有汇总装订好会计凭证都要加具封面。会计凭证装订前，要先设计和选择会计凭证的封面。封面应用较为结实、耐磨、韧性较强的牛皮纸等。一般的封面格式如下：
　　　　　　   　　东　风　商　场 　　　　　　　　　　　××凭证                                　　年　月　 日 　　共　册　　　　本册为第　　册  　　本册起止号码：　自　号至　号              　　会计主管：　　　　　　　　　　　  　装订人：  

　　怎样装订会计凭证？
    装订就是将一札一札的会计凭证装订成册，从而方便保管和利用。装订之前，要设计一下，看一个月的记帐凭证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致，不能把几张应属一份记帐凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中，要做到既美观大方又便于翻阅。
    一本凭证，厚度一般以1.5一2.0厘米为宜。过薄，不利于戳立放置；过厚，不便于翻阅核查。凭证装订的各册，一般以月份为单位，每月订成一册或若于册。凭证少的单位，可以将若干个月份的凭证合并订成一册，在封皮注明本册所含的凭证月份。
    由于原始凭证往往大于记账凭证，从而折叠过多，这样一本凭证就显得中间厚，装订线的位置薄，订出的一本凭证象条鱼一样。这时可以用一些纸折成许多三角形，均匀地垫在装订线的位置。这样的装订出来的凭证就显得整齐了。
    装订前，要以会计凭证的左上侧为准，放齐，准备好铁锥、装订机或小手电钻，还有线绳、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸。
    下面介绍一种角订法：
    （1）将凭证封皮和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸（可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用）放在封皮上角，做护角线。
    （2）在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。
    （3）用大针引线绳穿过两个眼儿，如果没有针，可以将回形别针顺直，然后两端折向同一个方向，折向时将线绳夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。
    （4）在凭证的背面打结。线绳最好把凭证两端也系上。
    （5）将护角向左上侧面折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。
    （6）向上折叠，将侧面和背面的线绳扣粘死。以上参见下图。
    （7）待晾干后，在凭证本的侧脊上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证和转帐凭证最好依次顺序编号，一个月从头编一次序号，如果单位的凭证少，可以全年顺序编号。
目前，有的帐簿商店有一种传票盒，将装订好的凭证装入盒中码放保管，显得整齐。

怎样装订会计帐簿？
    帐簿在使用过程中，应妥善保管。帐簿的封面颜色，同一年度内力求统一，逐年更换颜色，便于区别年度。这样，在找帐查帐时就会比较方便。帐簿内部，应编好目录，建立索引。注意贴上相应数额的印花税票。
    活页帐本时可以用线绳系起来。下面介绍活页摇夹使用方法：
    （1）用摇手插入帐簿测面的孔中，向右旋转，开启摇夹。
    （2）旋去螺帽，取去簿盖。
    （3）将账簿活页装入，可随意装用，最多可装300页。
    （4）复上簿盖，旋上螺帽，再用摇手向左旋转，锁紧摇夹。以上方法的使用可见图１－２。活页摇夹的络链条长50毫米，帐页在装入取出过程中，摇手旋转链条时要注意帐页轧住链条节头，当帐页被轧住时，摇手旋转不动，千万不要强旋，请用手轻轻摇动链条节头，不使帐页轧住，然后开启或锁紧摇夹。这样可保持长期使用。
    摇夹使用的特点是比较安全，因为帐簿摇紧后，其他人员如果没有专门工具，不容易随意抽取、更换帐页，从而使得帐页不易散失；其缺点是成本相对高。
    账簿在过次年后，应将账簿装订整齐，活页帐要编好科目目录、页码，用线绳系死，然后贴上封皮，在封皮上写明帐簿的种类、单位、时间，在帐簿的脊背上，也要写明账簿种类、时间。
会计业务量小的公司，账簿可以不贴口取纸；会计业务量大的公司，帐簿上应该贴口取纸，可以按一级科目或材料大类，按帐页顺序由前往后，自上而下地粘贴，当合起账簿时，全部口取纸应该整齐，均匀，并能够显露出科目名称，不要在帐簿上下两侧贴口取纸，而应在右侧粘贴，这样，可保证整齐，存档时可以戳立放置，以便抽取。