浅议存货的内部会计控制

浅议存货的内部会计控制

[摘　要]存货的内部会计控制制度是指为了实现财务经营管理目标，保证存货信息资料的真实、完整，而制定和实施的一系列相互监督和制约的控制方法、措施和程序,存货的内部会计控制的主要内容包括实物流转程序控制和会计系统控制。
[关键词]存货；内部会计控制；
一 购入与付款环节控制
（1）其业务流程为：请购→审批→采购→验收→付款
（2）不相容职务应相互分离：①请购与审批②询价与确定供应商③采购合同订立与确定供应商④采购与验收⑤采购验收与会计记录⑥付款审批与执行
（3）采购活动之前必须被授权批准，实行计划审批，首先由申请部门填写《请购单》写明采购商品名称、规格、数量、要求到货日期及采购目的及用途等内容，并由本部门负责人签字，再由主管领导审批，然后报财务部审批，最后由分管副总或单位负责人签字批准，并报仓储部门备案。
（4）对于小额零星物品可以采用直接购买的方式；一般物品应当采用合同订货制度；重要物品应当经过决策论证或特殊审批；对于大宗采购的原材料或配件等应做采购对成本的影响分析；经常性的批量采购最好采用招标的方式。
（5）仓库部门应以最佳成本为原则，运用经济批量法和分析最低存货点，并根据采购性质和采购方式与请购部门协商确定合理的采购时间。
（6）采购人员凭审批齐全的《请购单》或《定购单》与有关供应商谈判，并签订《购销合同》，并按《合同法》要求写明采购物资的品名，规格，数量，质量，单价总额，交付时间地点，验收依据，违约责任等，《定购单》另外一联留与供应商。
（7）采购物资运抵公司后，首先应由仓库部门核对采购计划单，查看此物资是否纳入采购计划，并查验供应商持有的定购单的真实性，然后由质量部门进行验收和检测，其检测依据是《定购单》、《购销合同》和公司质量管理要求。在检测完成后，填写《验收单》， 并签名盖章，并将检验报告送仓库部门一份。由仓库保管员填写“收货单”，作为仓库记账员的记账依据。
（8）采购人员或供应商凭“收货单”、《定购单》、《验收单》和发票到仓库部门办理入库手续，由仓库保管员填写“外购物资入库单”，并及时登记有关库卡。“收获单”和“入库单”应连续编号，若有作废的情况，应将几联都收齐，并加盖“作废章”。
（9）采购人员或供应商应将收集到的《定购单》、《购销合同》、《验收单》、《外购物资入库单》和发票送交财务部门办理付款手续，财务人员应审核这些凭据的真实性、合法性、完整性和一致性，应将发票上记载的品名、规格、数量、单价、金额与《定购单》、《购销合同》、《验收单》、《外购物资入库单》 相核对一致，在审核无误后办理付款手续。
（10）财务部门在单据齐全的情况下，应及时、准确的编制会计凭证并登记入“存货”及“货币资金”“应付账款”等明细账，并由主管会计进行审核。
（11）若月末采购物资已入库而发票未到，应暂估入账待下月发票到达后红字冲回，再根据发票做正确的记录。
（12）月末，财务部门应与供应商进行对帐，余额应相一致，并编制对帐单。
二 生产领用环节控制
（1）财务部门应按照国家统一的会计制度《会计准则》，确定存货资产的计价方法（个别计价法、加权平均法、先进先出法任选一种）计价方法确定后应保持不变。
（2）生产部门需要领用物资时，必须填写“领料单”，将需要领用的物资写明品名，规格、数量等，并报生产部门经理签字审批，再到仓库部门办理领用手续，仓库保管及时登记库卡，记账员及时登记台账。
（3）月末为了更真实的核算生产成本，生产部门应对生产耗用后所结存的材料进行盘点，并向仓库办理“假退料手续”，即结存的材料不实际退回仓库，而是开一红字领料单，仓库会计据以开具红字出库单，“虚增”仓库库存，待下月初生产车间再开一蓝字领料单，仓库保管员开一蓝字出库单，并由记账员据以登记台账。
（4）月末，仓库记账员应根据领料单编写一份“领料单汇总表”并与生产统计员相核对一致，生产部经理在上面签字认可，财务部门以其做为走帐的依据，并按成本核算的方法，及时将各材料的耗用量登记到“生产成本”“存货”各明细账上。
（5）生产部门将产成品或半成品移送仓库前，应由质量部门出具检测报告书，只有合格后，才能办理入库手续，仓库部门及时填制“产品入库单”并由生产部门签字认可，并报财务部门作为核算依据。，月末仓库部门和生产部门分别给财务部门报一份“产成品入库报告单”，财务人员将两份“入库单”相核对，检查是否一致。
（6）财务部门每月根据各生产车间耗用的材料及其他物资编制“生产耗用材料汇总表”和“产品、半成品统计表”给各生产车间，并与生产部门核对以考核生产部门的产出耗材比率。
（7）财务部门或内审部门应定期或不定期到仓库部门检查领料单和“领料单汇总表”是否相一致，以防止出现舞弊现象。
（8）需要补充说明的是企业采用加权平均法核算发出存货成本时，用月初库存存货的实际成本加本月入库存货的实际成本减去本月发出存货的实际成本得出的本月月末库存存货的实际成本，与月末库存存货数量乘以加权平均单价得出的本月月末库存存货成本可能有一定差异，这是由于再计算加权平均单价时对小数尾数四舍五入的结果，应将此差异在发出数进行调整。
三 销售发出环节的控制
（1）销售控制的重点是确认销售价格是否审批和收款情况，。若是赊销必须由销售部门、主管副总或总经理审批，由财务部门在“提货单”上签字盖章。
（2）财务部门在开具发票时应认真核对销售合同，根据已授权的商品价目表和销售合同开具发票，检查装运凭证真实完整性，认真核对提货单上的商品数目。销售价目与折扣率的修改必须由授权人员审批。
发运员与仓库保管员必须分离，并分别对发运货物进行清点，分别与发运凭证和销售通知单上列示的货物品种和数量进行核对。发货完成后，仓库部门应填写“发货单”，并由客户在查收栏签字盖章。
（4）会计人员应根据“发货单”及时进行财务核算，并登记“成品帐”等有关存货明细账。仓库部门或销售计财部门应设立销售未开票明细账，分厂家统计发出货物未开票情况并与财务部门相核对一致。
（5）财务部门应定期对毛利率进行审核，如发现偏低，看是否有漏记情况。
（6）月底，未开票数加上仓库实际库存应与成品帐库存相核对一致。
四 销售折让与退回控制
（1）财务部门应审核“销售折让”是否经过授权批准，再审核无误的情况下，才能在“提货单”上签字。
（2）销售退回应查明原因，看是否被批准，已退回商品是否已查收入库，并取得“销售退回入库单”。
（3）销售退回和折让业务的发票填制
① 在购买方未付款且未入账的情况下，应将发票联和抵扣联索回，注明“作废”字样，属于折让的，应按折让后的金额重开。
②若购买方已入账且发票无法索回，应向购买方索取当地税务机关开具的“进货已出”或索要“折让证明单”，开具红字发票，然后再开具正确的发票给购买方。
五 存货的盘点控制
①每月应由财务部门与仓库部门对存货进行盘点。并与帐上库存/相核对一致。
②每半年或一年由仓库部门、财务部门和公司内审部门进行一次全面盘点。
③将盘点结果写成《盘点表》，并制作一份盘点报告，写明盘点中的差异情况并写明原因。
④公司管理层应根据《盘点表》和“盘点报告”进行分析讨论，确定差异的处理决定。
⑤财务部门根据公司管理层的决定对存货盘盈盘亏按照会计核算的要求进行处理。
总之，作为中间环节的仓库部门要发挥好自己的管理职能，财务部门应充分发挥会计监督作用。各部门要做到帐帐相对、帐证相对，帐实相符，以提高会计信息质量，保证存货资产的安全完整。